Dass Sie als Unternehmen die Vorteile der Digitalisierung nutzen sollten, ist sicherlich kein neuer Tipp für Sie. Doch über das Potenzial der Digitalisierung zu wissen ist die eine, es aber auch wirklich in der Firma zu etablieren, die andere Sache. Deshalb haben wir hier für Sie die wichtigsten Tools zusammengefasst, die für eine gute Teamarbeit wichtig sind – egal, wo sich Ihre Kollegen und Kolleginnen gerade befinden.

Kollaborations-Tools: Machen flexibel, sparen Geld und sind sogar gut für’s Klima
So genannte Kollaboration-Tools helfen Ihnen dabei, die Zusammenarbeit im Team über die Büro-Grenzen hinaus zu fördern.

Durch das Internet ist es teilweise fast überflüssig geworden, dass sich die Kollegen an einem Ort befinden.

Kommunizieren, Projektmanagement, Strategie-Planung – sogar Meetings – das alles geht mittlerweile online. Digitale Tools zu etablieren, lohnt sich für Unternehmen im mehrfachen
Sinne:

• Förderung der Zusammenarbeit im Team
• Finanzielle Ersparnis, weil Pendel-kosten wegfallen
• Homeoffice wird leichter umsetzbar und das wünschen sich viele Mitarbeiter
• Ganz nebenbei schonen Sie auch noch das Klima, da weniger gereist werden muss

Es gibt also viele Vorteile für Kollaborations-Tools. Wenn Ihnen die klassischen Tools wie Google Drive, Docs und Kalender oder als Pendant die Microsoft Office-Programme mit Teamfunktionen nicht reichen, könnten diese Tools eine gute Ergänzung für
Sie sein:

 

Basecamp – das Multitalent für Projekte

Das digitale Tool Basecamp ist ins-gesamt in drei Räume aufgeteilt, in denen sich Mitarbeiter und Chefs bewegen und kommunizieren können. Es gibt das Headquarter, eine Team-Seite und dann noch eine Projektseite. Beim Headquarter ist der Name Programm: Hier ist der zentrale Treff-punkt für alle. Abteilungen tauschen sich über die Team-Seite aus. Und die Projekt-Seite vereint alle, die gemeinsam an einem Vorhaben arbeiten. Auf der Online-Seite des Tools, werden die Funktionen und ihre Vorteile ausführlich in einem Video erklärt. Über Basecamp finden die Projekt-Teilnehmer fünf Funktionen, auf die sie gemeinsam zugreifen können:

Unter dem Punkt „Campfire“ befindet sich ein Chat-Programm, das man zum schnellen Austausch oder zum Beispiel bei Fragen nutzen kann. Unter „Message-Board“ findet die ausführliche Kommunikation statt. Es ist eine Art E-Mail-Ersatz. Der Vorteil: Jeder Nutzer kann die Kommunikation von Beginn an nachverfolgen, deutlich übersichtlicher als lange Rund-Mails. Unter dem Punkt „To-Do-Liste“ findet sich der Aufgaben-Überblick. Hier gibt es auch die Funktion, zu markieren, ob eine Aufgabe erledigt oder noch offen ist. Unter „Schedule“ lassen sich die wichtigsten Termine für das Projekt eintragen. Wie zum Beispiel der Launch oder wichtige Meilensteine. Der Reiter „Docs and Files“ ist ein Ort, an dem die Teammitglieder wichtige Dokumente teilen können.

Wichtig: Die App ist nur auf Englisch erhältlich. Es gibt sie sowohl für iOS als auch Android und kann natürlich auf dem PC installiert werden.

Kosten: 99 Dollar pro Monat. Die Anzahl der Nutzer und Projekte ist aber unbegrenzt. Wem das zu teuer ist: Ähnliche Funktionen bietet Asana, mit einem etwas kleineren Dashboard. Bis zu 15 Mitarbeitern ist die App kostenlos. In der Premium-Version kostet sie 10,99 Euro pro Nutzer pro Monat bei jährlicher Rechnung. In der Business-Funktion fallen pro Nutzer und Monat 24,99 Euro an.

 

MindMeister – Mindmaps digital im Team gestalten

Wer kennt es nicht aus unzähligen Meetings: Mindmaps dienen dazu, die eingebrachten Ideen festzuhalten und möglicherweise in einem ersten Schritt zu strukturieren. Diese Gedankenkarten bilden häufig eine wichtige Grundlage für neue Projekte oder wichtige Strategien. Das Tool MindMeister bringt diese Möglichkeit der Ideensammlung in die Online-Welt. Mitarbeiter können in Echtzeit zusammen an so einer Gedankenkarte arbeiten und Aufgaben direkt verteilt werden. Ausserdem lassen sich Videos, Bilder oder Notizen anheften.

Alle gängigen Browser sind für das komplett webbasierte Tool geeignet.

Für unterwegs gibt es auch noch eine App. Kosten: Die Pro-Version kostet 8,25 Euro pro Nutzer im Monat. Für die Business-Variante fallen 12,49 Euro an.

 

MeisterTask und Trello: Aufgaben virtuell verteilen und kontrollieren

Mit dem Tool MeisterTask lassen sich kinderleicht Projekte als eine Liste von Aufgaben anlegen, die Sie anschliessend verschiedenen Team-Mitgliedern zuweisen können. Das Dashboard ist mit farbigen Karten gefüllt, die allesamt Checklisten, Fristen, Chatverläufe und Dateien enthalten. Darüber lässt sich also der Bearbeitungsprozess einer jeden Aufgabe kontrollieren.

Das Tool MeisterTask ist über jeden Webbrowser nutzbar oder auch als App erhältlich.

Ausserdem ist eine Anmeldung über das Office 365 Benutzerkonto möglich. Dadurch lassen sich die Projekte des MeisterTask-Tools auch mit Microsoft Teams verbinden.

Kosten: Wenn Sie MeisterTask in nur zwei weitere Anwendungen integrieren, ist das Tool kostenlos. Für die Zahl an Teammitgliedern und Projekten gibt es keine Begrenzung. Allerdings dürfen die angehängten Dateien nicht grösser als 20 MB sein. Diese Zahl erhöht sich auf 200 MB, wenn Sie das kostenpflichtige Abo nutzen. Darüber ist ausserdem ein Produktivitäts-Tracking, ein durch-suchbares Aufgabenarchiv sowie technischer Support möglich. 8,35 Euro fallen für die Pro-Version an, 20,75 Euro pro Benutzer/Monat für die Business-Version.

Das Tool „Trello“ ist eine Art virtuelle Pinnwand, über die Sie Ihr Projektmanagement steuern können. Die hier anzuheftenden Karten lassen sich beschriften und mit einigen Funktionen bestücken. Zum Beispiel: To-Do-Listen, die Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter oder Deadlines. Unterschiedliche Farben, Fotos und Notizen geben jeder Karte ihre individuelle Note. Ausserdem lassen sich die Karten – je nach Wichtigkeit – auf der Pinnwand priorisieren.

Kosten: Die Basis-Version des web-basierten Tools ist kostenlos. In der Business-Variante mit erweiterten Sicherheitseinstellungen und Verwaltungsfunktionen fallen 10 Euro pro Monat und Nutzer an. Trello gibt es auch als App.

 

Slack – der Chat, der alle Mitarbeiten-den verbindet

Statt Mailen steht bei Slack Chatten auf der Agenda. Das Programm verbindet Mitarbeiter digital – egal, ob sie im Homeoffice, auf Dienstreise oder im Büro sind. In privaten und auch öffentlichen Chats können Dateien und Links geteilt werden. Die gesamte Kommunikation wird archiviert. Das hat zum Vorteil, dass Mitarbeiter nach älteren Nachrichten immer wieder suchen können. Wer den Chat nicht verfolgt hat – etwa, weil er krank oder im Urlaub war – kann mithilfe von Hashtags nach bestimmten Themen suchen. Das Tool funktioniert webbasiert über den Browser und als App. Ausserdem lässt sich Slack auch mit Google Drive oder Drop-Box verbinden.

Kosten: Auch hier gibt es eine kostenlose Variante. Die Standard-Version kostet 6,25 Euro, pro Nutzer und Monat. Die Plus-Variante 11,75 Euro.

 

Toggl – Das Tool für Ihre Zeiterfassung

Flexible Arbeitszeiten und auch Homeoffice sind immer gefragter. Sie bringen aber auch einen Nachteil mit sich: Wie viel gearbeitet wird – darüber gibt es kaum noch Übersicht.

Arbeitsmarkt-Experten warnen immer wieder davor, dass auch im Homeoffice zu viel gearbeitet werden könnte.

Toggl könnte diese Probleme lösen. Denn ob Homeoffice oder mit flexiblen Arbeitszeiten im Büro: Mit Toggl lässt sich unkompliziert per PC oder Computer die Arbeitszeit messen. Alle Zeiterfassungsberichte werden schliesslich in einer Cloud gespeichert und lassen sich grafisch darstellen. So bekommen auch Projektmanager einen guten Überblick, wie effizient Mitarbeiter an ihren Aufgaben arbeiten. Das Tool lässt sich auch mit anderen hier vorgestellten Tools, wie Trello oder Asana verbinden. Toggl ist webbasiert und kann auf allen gängigen Browsern genutzt werden und ist auch als App erhältlich. Das Tool ist allerdings nur auf Englisch verfügbar.

Kosten: Das Starter-Paket kostet pro Nutzer und pro Monat 9 Dollar. Für die Business-Variante fallen pro Nutzer 49 Dollar an.

 

Wichtige Spielregeln: Worauf Sie bei der Einführung von Kollaborations-Tools achten sollten

Sie haben in diesem Text verschiedene Tools und Ihre Vorteile für die Zusammenarbeit kennengelernt. Wichtig ist aber, dass Sie Ihre Mitarbeiter auch nicht mit solchen Programmen überfrachten.

Deshalb lautet der Grundsatz: „Keep it simple“. Bevor Sie sich für ein Kollaborations-Tool entscheiden, gilt es zu prüfen, wo es Bedarf gibt. In welchem Bereich braucht Ihr Team eine Vereinfachung für eine bessere Kommunikation? Welche Programme lassen sich möglicherweise in vorhandene Programme integrieren bzw. mit ihnen verknüpfen? Alle Varianten haben Test-Versionen. Es wäre also durchaus ratsam, sich diese anzusehen und anschliessend zu entscheiden, welches Programm für Ihr Team am attraktivsten ist. Wenn Sie sich für Programme entschieden haben, sind Spielregeln für die Mitarbeiter unabdinglich. Legen Sie im Vorfeld fest: Was über welchen Kanal gemacht wird. Was passiert mit Dateien, wenn ein Projekt endet? Wo werden die Dateien abgelegt?

 

Fazit: Kollaborations-Tools erleichtern die Kommunikation im Team erheblich, bieten Ihnen die Möglichkeit, von der Digitalisierung zu profitieren und Mitarbeitern ein freieres Arbeiten zu ermöglichen. Wichtig ist, dass Sie aber eine Struktur für die Nutzung dieser
Tools schaffen. Sonst endet die eigentliche Verbesserung der Kommunikation in einem Kommunikations-Chaos.